Как грамотно отказать поставщику

Отказ поставщику может быть непростым решением, поскольку это может привести не только к конфликту, но и компания может столкнуться с юридическими последствиями, из-за одностороннего отказа от исполнения заключенного контракта. Из нашей статьи узнаете, как грамотно отказать поставщику в закупке товара или услуг по договору, и какие законы нужно учесть, если решили отправить уведомление об одностороннем отказе от сотрудничества.

Важность правильного отказа от сотрудничества

Если ваша компания решила оформить односторонний отказ поставщику товаров или исполнителю услуг, то сделать это важно не только красиво и вежливо, но и отказать соблюдая норму действующего законодательства.

Перед вами стоит три основные задачи, при оставлении одностороннего отказа от исполнения договора с поставщиком.

Сохранение деловых отношений с поставщиком. Даже если на нынешнем этапе нет необходимости в дальнейшем сотрудничестве, оно может потребоваться в будущем. Именно поэтому в случае одностороннего отказа поставщику, необходимо отказать вежливо и корректно в закупке товаров или услуг, чтобы сохранить сотрудничество в будущем.

Не навредить репутации своей компании. Практически на любом рынке, поставщики товаров и услуг контактируют между собой, и нередко сотрудничают. Если возникает конфликт с одним из поставщиков, то это может негативно отразиться на вашей репутации, как покупателя или заказчика.

Не нарушать договор. Независимо от того, каким образом уведомляете поставщика о своем решении, это может использоваться в судебном разбирательстве – переписка и даже записи телефонных переговоров.

Клиент имеет право отказать поставщику, и соблюдая эти три правила, не возникнет проблем, что негативно отразится на дальнейшем развитии вашего бизнеса.

Условия отказа от сотрудничества

Для понимания того, как грамотно оформляется отказ поставщику, зависит причина решения о расторжении договора поставки. Чаще всего такое решение принимается в трех ситуациях:

• На этапе подготовки к подписанию договора;
• Если потребовалось отказаться от поставки определенных партий товара/услуг;
• Если компания приняла решение о полном расторжении договора.

По каждой из этих ситуаций, отличаются законодательные правила и условия. Рассмотрим каждую из таких ситуаций детально.

Отказ новому поставщику

Многие компании начинают обсуждение с новым поставщиком, даже если уже сотрудничают с другим. Это частая ситуация, и нередко возникает в случае, если поступило новое более выгодное для вас предложение.

В этом случае отказ не несет в себе никаких юридических последствий, если между вашей компанией и новым поставщиком еще не заключался договор и не подписывались обязывающие документы.

В этом случае отказ не несет в себе никаких рисков, ни для поставщика, ни для заказчика. В таком случае отказа поставщику в поставке подразумевает только корректное и обоснованное уведомление, что позволит сохранить отношения, если вам потребуется в будущем обратиться за услугами.

Отказ в рамках заключенного договора

Более сложная ситуация, если уже заключен договор. Не имеет значения, как давно ведется сотрудничество. Такая необходимость может возникнуть как в отношении только первой поставки, так и последующих.

В большинстве случаев, любой договор подразумевает, что поставщик обязуется предоставить товары/услуги в определенном объеме в обозначенные сроки, а заказчик принять и оплатить их.

Отказаться от сотрудничества заказчик может с соблюдением законов в таких случаях:

• Продавец не передает товар в обозначенных объемах и в сроки;
• На поставляемый товар нет соответствующих документов, предусмотренных договором, а поставщик не может их предоставить;
• Заказ поступил не в полном объеме, и поставщик не имеет возможности/желания исполнить обязательства в полной мере или предоставить скидку.

Во всех аналогичных ситуациях на практике, решение зависит от отношений между поставщиком и заказчиком. Обычно компании достигают соглашения об изменении сроков или объемов, или отказываютcя от заказа заранее.

Если же по вашей инициативе происходит отказ от запланированной договором поставки, то чаще всего удается достигнуть соглашения. Эксперты не рекомендуют часто использовать такую практику, даже если у вас лояльный партнер – помните, что поставщик тоже может принять решение об отказе от сотрудничества, а такие факты будут не на вашей стороне.

Расторжение договора с поставщиком

Условия расторжения договора прописываются в нем, и чаще всего это происходит только по обоюдному согласию. Однако в законах предусмотрено, в каком случае допускается односторонний отказ от обязательств:

• Если регулярно поставляет товар/услуга ненадлежащего качества, а недостатки не устраняются поставщиком в предусмотренные договором сроки;
• Поставщик на регулярной основе не соблюдает сроки поставок.

В такой ситуации для расторжения договора достаточно отправить исполнителю письменное уведомление о своем решении. С этого момента ваши обязательства по договору прекращают свое действие.

Исключением являются случаи, если в рамках заключенного договора прописаны условия его расторжения, отличающиеся от указанных. В этом случае рекомендуется консультация с юристом, чтобы избежать вероятности несоблюдения условий с вашей стороны.

Правила грамотного отказа поставщику

Независимо от условий сотрудничества, и общих взаимоотношений с поставщиком, важно следовать таким правилам, чтобы исключить вероятные последствия для себя в юридической плоскости.

• Отказ должен быть зафиксирован в письменной форме;
• В документе должна быть обоснована причина отказа;
• Письменный отказ нужно оформить своевременно.

Не стоит забывать и про правила делового этикета. Даже если с руководителем компании поставщика вас связывают дружеские отношения, в письме отказе необходимо следовать правила его составления. Письмо отказ должно включать:

• Обращение на “вы” по имени отчеству;
• Отказ от сотрудничества сразу после приветствия;
• Обоснование принятого решения;
• Прощание с указанием контактов.

Еще одним пунктом вашего письма, может стать альтернативное предложение. Для примера, это может быть предложение условий сотрудничества, на которых вы будете готовы продолжить сотрудничество, и даже предложение оставаться “на связи”.

Соблюдение таких простых правил в составлении письменного отказа, позволяют вам не только корректно выйти из ситуации с соблюдением закона, но и не исключить сотрудничество с поставщиком в последующем.